Como Você Define o Problema Determina se Você o Resolve

Alguma vez você já se perguntou por que os elevadores estão equipados com espelhos? Depois que os elevadores se tornaram comuns em prédios altos, as pessoas começaram a reclamar que os elevadores eram muito lentos. Quando as pessoas reclamam que algo está lento, a solução óbvia é torná-lo mais rápido.



Parece simples, certo? No caso de elevadores lentos, torná-los mais rápidos significava instalar novos elevadores, atualizar os motores nos elevadores existentes ou melhorar os algoritmos que controlavam os elevadores. Infelizmente, todas essas soluções são insanamente caras.

Em uma tentativa de economizar dinheiro, os proprietários e administradores do edifício buscaram uma nova maneira de analisar o problema.

Por que as pessoas reclamavam que os elevadores eram muito lentos? Afinal, os elevadores ainda eram mais rápidos e menos cansativos do que as escadas.

Depois de examinar profundamente o problema, os administradores perceberam que o problema não era a velocidade dos elevadores, mas sim que era chato e monótono ficar parado sem fazer nada enquanto esperava o elevador subir. O tédio fez com que os inquilinos percebessem que a viagem demorava mais do que realmente acontecia.

Com isso em mente, os administradores ajustaram as paredes do elevador com espelhos.

Os espelhos davam às pessoas algo para fazer durante a viagem de elevador - checando a si mesmos, arrumando os cabelos ou se arrumando, ou checando outros ocupantes.

Com algo para fazer durante o passeio, os inquilinos perderam a noção do tempo e perceberam que o passeio levava menos tempo. Problema resolvido.

Este é um ótimo exemplo de como a definição de um problema influencia a solução. Ao redefinir o problema, os administradores do edifício puderam encontrar uma solução simples e econômica, enquanto a solução óbvia era muito mais cara.

O mundialmente famoso gênio Albert Einstein disse uma vez que, dada uma hora para salvar o mundo, ele passaria 55 minutos definindo o problema e apenas 5 minutos pensando em uma solução.

Embora isso possa ser um exagero, mostra a importância de definir corretamente um problema antes de tentar encontrar uma solução.

Antes de resolver um problema, você precisa organizar sua mente e pensar em entender o problema. Só então você pode chegar a uma resposta simples e direta que lhe permita economizar dinheiro, tempo e recursos.

Embora a importância de compreender um problema antes de tentar resolvê-lo seja óbvia, a verdade é que a maioria das empresas não atribui muita importância à definição do problema. Ao desenvolver novos produtos, processos e negócios, a maioria das organizações está preocupada apenas em começar e encontrar uma solução.

As equipes organizacionais geralmente têm medo de que seus superiores os punam por gastar muito tempo e recursos para entender o problema, em vez de simplesmente começar. Ironicamente, essa abordagem leva a mais desperdício de recursos e oportunidades perdidas à medida que as organizações se concentram em resolver os problemas errados.

Quantas vezes você viu empresas gastarem muito tempo, dinheiro e recursos humanos criando um processo inovador, apenas para descobrir que ele não pode ser implementado porque não resolve o problema certo?

Para evitar isso, é importante que as empresas e organizações definam adequadamente um problema e verifique se é um problema que vale a pena resolver antes de tentar realmente resolver o problema. Abaixo estão algumas dicas sobre como as empresas podem fazer isso.

CONFIRME QUE HÁ UM PROBLEMA

Antes de tentar desenvolver uma solução para um problema, você precisa, em primeiro lugar, confirmar se há realmente um problema.

Muitas vezes, as empresas resolvem os problemas errados, problemas que nem sequer existem.

Para evitar isso, você precisa passar por essa etapa onde tenta definir o problema nos termos mais simples possíveis.



Esta etapa esclarece por que é importante encontrar uma solução para o problema. Para confirmar que você realmente tem um problema, você precisa se fazer as seguintes perguntas:

Qual é o problema básico?

Indique clara e concisamente o problema que você está tentando resolver e por que você acha que é um problema. Defina o escopo do problema e explique o impacto que o problema está tendo na organização, as conseqüências de deixar o problema sem solução e, se possível, o impacto emocional do problema sobre os envolvidos.

O que você está tentando alcançar?

Qual é o  resultado desejado  se você conseguir encontrar uma solução perfeita para o problema? É aqui que a maioria das organizações - e das pessoas -  erram. Elas não levam tempo suficiente tentando entender o resultado desejado na perspectiva dos clientes ou outros beneficiários.

Por exemplo, no caso dos elevadores lentos, muitas pessoas concluiriam que o resultado desejado era ter elevadores mais rápidos. No entanto, aos olhos dos inquilinos, o resultado desejado era ter que passar menos tempo no tédio, sem nada para fazer além de olhar para o chão.

Para descobrir o resultado real desejado, você deve jogar todas as suposições fora e tentar examinar a situação com a ingenuidade de uma criança. Já notou como as crianças sempre perguntam "por que?"? Se uma criança pergunta por que algo é do jeito que é e você lhe dá uma resposta, ela segue com outro "por quê?" Você lhes dá outra resposta e eles seguem perguntando.

Esta é a abordagem que você deve seguir ao tentar entender o resultado desejado. A montadora japonesa Toyota é um bom exemplo de uma empresa que usa essa abordagem, batizada de "A Técnica dos Cinco Por quês" .

Para tornar esse conceito mais fácil de entender, vamos supor que alguém lhe peça para construir uma ponte para ele. Se você assumir que o problema é a ponte, simplesmente vá em frente e construa a ponte, o que pode ser um assunto caro e demorado.

No entanto, se você perguntar à pessoa o que ela está tentando alcançar com a ponte e ela disser que quer ir para o outro lado, isso abre um monte de possibilidades. Você poderia ensiná-la a nadar, construir uma jangada, usar uma tirolesa ou, é claro, construir a ponte.

Perguntar o que a pessoa está tentando alcançar ajuda você a descobrir o problema real e abre várias possibilidades sobre como lidar com o problema.

Quem vai se beneficiar  e  por quê?

É claro que, se você estiver tentando resolver um problema, é necessário que alguém seja beneficiado assim que for resolvido.

Se você está tendo dificuldade em determinar quem deve se beneficiar quando a solução estiver pronta, isso pode ser um indicador de que você realmente não tem um problema.

O beneficiário também determina a melhor forma de resolver o problema. O que parece ser uma ótima solução para o chefe de manufatura pode não funcionar para os engenheiros que trabalham com ele.

JUSTIFICAR POR QUE UMA SOLUÇÃO É NECESSÁRIA

Na etapa anterior, você articulou o problema que está tentando resolver, mas o problema realmente vale a pena ser resolvido? Nesta etapa, você está tentando determinar se você, ou a organização onde trabalha realmente precisa encontrar uma solução para o problema identificado. Para justificar a solução, você precisa se fazer as seguintes perguntas:

Resolver o problema se alinha com nossa estratégia?

Às vezes, você descobre que as organizações gastam tempo e recursos para encontrar soluções, mas resolver esses problemas não ajuda a empresa a atingir sua missão e suas metas de longo prazo de forma alguma.



Para evitar isso, é importante considerar se a solução do problema está de acordo com as metas  e prioridades estratégicas de sua organização  .

Se isso não acontecer, não faz sentido gastar esforço para resolver o problema.

Como a organização se beneficia da solução?

Como o desenvolvimento de uma solução para o problema beneficiará a empresa? Ajudará a empresa a atingir suas  metas de receita? Isso ajudará a empresa a  conquistar mais participação de mercado ?

Além de determinar os benefícios que a empresa obterá ao resolver o problema, você também precisará descobrir se há uma maneira de medir esses benefícios.

Como você garantirá a implementação bem-sucedida da solução?

Caso a solução perfeita para o problema seja desenvolvida - se a solução é iniciar um novo negócio,  lançar um novo produto, implementar alguma nova tecnologia de fabricação, etc. - alguém terá que ser encarregado de implementar a nova solução. A implementação da solução também precisará de recursos. Você tem alguém com os recursos - recursos humanos, financeiros e outros - para implementar com sucesso a solução?

Você pode estar se perguntando a importância de pensar sobre os recursos em um momento em que ainda está definindo o problema e nem sequer explorou toda a gama de possíveis soluções.

Considerando a quantidade de recursos que você pode implantar de bom grado para implementar a solução ajuda a determinar o tipo de soluções que você está disposto a considerar.

Desenvolver e implementar algumas soluções pode ser um assunto caro. Pensar nos recursos necessários para desenvolver e implementar a solução permite que restrições orçamentárias e outras baseadas em recursos sejam incorporadas à declaração do problema.

Tendo constatado que existe realmente um problema e que é importante para a organização encontrar uma solução para o problema, agora é hora de dar uma olhada mais detalhada no problema e capturar todas as informações relevantes relativas ao problema.

COLOQUE O PROBLEMA NO CONTEXTO

Muitas vezes, muitos problemas no mundo dos negócios raramente são novos. Sua empresa pode ter lidado com um problema semelhante antes, e se não, há outras que poderiam ter lidado com o mesmo problema.

Ter tempo para entender as abordagens anteriores para resolver o problema e quaisquer restrições para encontrar ou implementar uma solução pode economizar muito tempo e recursos para sua organização. Para colocar o problema em seu contexto apropriado, você precisa se fazer as seguintes perguntas:

Já abordamos o problema antes? Como?

Se a sua empresa tentou resolver um problema semelhante antes, investigar como foi abordado pode fornecer dicas úteis sobre como resolver a situação, bem como ajudá-lo a evitar abordagens que comprovadamente não funcionam.

Responder a essa pergunta economiza tempo e recursos impedindo que você tenha que reinventar a roda.

Já outros abordaram esse problema? Como?

Mesmo que você nunca tenha lidado com esse problema antes, é altamente improvável que o problema seja exclusivo da sua empresa.

Existem provavelmente outras empresas e organizações que resolveram com sucesso um problema semelhante. Investigue quais outras empresas que tiveram problemas semelhantes e o que fizeram para resolvê-lo.



Quais processos ou tecnologia eles usaram? O que funcionou para eles? O que não funcionou? Por que eles escolheram uma solução sobre a outra? Quanto lhes custou desenvolver e implementar a solução? Descobrir essa informação também pode economizar muito tempo e recursos cruciais e ajudá-lo a encontrar novos ângulos de visão do problema que você pode ter esquecido.

Quais são as restrições para implementar a solução?

A esta altura, você tem uma ideia clara do que é preciso para desenvolver e implementar uma solução para o problema. Você sabe o que funcionou e o que não funcionou, tanto para você quanto para outras organizações. Agora é a hora de determinar quaisquer restrições que possam dificultar o desenvolvimento e implementação de uma solução.

Sua empresa possui recursos financeiros para implementar uma solução? Você será capaz de convencer as principais partes interessadas a adotar uma determinada solução? Você tem funcionários com o talento e as habilidades necessárias para implementar a solução?

Existem considerações e regulamentações legais que possam dificultar a implementação da solução? Você precisa obter licença para patentes e direitos de propriedade intelectual? As respostas a essas perguntas influenciarão o tipo de solução que você pode optar por seguir.

ESCREVA UMA DECLARAÇÃO DO PROBLEMA

Nesse ponto, você deve ter reunido informações suficientes sobre o problema que está tentando resolver, bem como todos os requisitos que sua solução precisa atender.

Agora é a hora de escrever uma declaração clara do problema que agregue todas as informações aprendidas nas etapas anteriores, descrevendo claramente o problema, a solução viável e os recursos de que a organização precisa para desenvolver e implementar a solução.

Às vezes, as empresas podem recorrer a pessoas de fora para ajudá-las a resolver problemas. Uma declaração clara do problema garante que todos que tentam resolver o problema (tanto internos como externos) estejam na mesma página e tenham uma boa compreensão do assunto em questão.

Abaixo estão algumas perguntas que você precisa se perguntar para desenvolver uma declaração detalhada do problema:

É um ou vários problemas?

Durante a primeira etapa em que você articulou o problema, você pode ter descoberto que o problema é mais complicado do que você pensou, exigindo mais de uma solução.

Se o problema for complicado, divida-o em elementos individuais que possam ter suas soluções desenvolvidas separadamente.

Quais requisitos a solução deve atender?

Ao coletar informações sobre sua solução, fica claro quais requisitos uma solução precisa atender para que seja viável.

Esses requisitos precisam ser incluídos na declaração do problema, para que cada pessoa que trabalha no problema conheça os parâmetros dentro dos quais eles podem operar.

Existem incentivos para resolver o problema?

Às vezes, torna-se necessário ter incentivos para motivar as pessoas a trabalhar no problema.

Se você está oferecendo incentivos para pessoas que tentam resolver o problema, os incentivos devem ser mencionados como parte da declaração do problema.

Normalmente, bônus e promoções são dados como incentivos para funcionários internos de uma organização, enquanto pessoas de fora geralmente são motivadas com incentivos em dinheiro.

EXEMPLOS DE VIDA REAL DE PESSOAS / EMPRESAS QUE ENCONTRAM SOLUÇÕES DIANTE DOS PROBLEMAS

Exemplo 1: Netflix

Em 2006, a Netflix percebeu que estava tendo problemas com as recomendações de visualização. Determinada a resolver o problema, a Netflix ofereceu um prêmio de US $ 1 milhão para qualquer um que pudesse criar uma maneira de tornar seus algoritmos de recomendação 10% mais eficientes.

As melhores universidades e empresas de software se lançaram à tarefa com muito vigor. Após três anos, muitas soluções foram recomendadas para a Netflix. Surpreendentemente, nenhuma das soluções resolveu o problema com eficácia suficiente e a  Netflix não implementou totalmente nenhuma das soluções.

O fracasso da Netflix em encontrar uma solução eficaz resultou do fato de que sua definição do problema era muito rígida. Em vez de buscar soluções sobre como melhorar as recomendações, a Netflix estava procurando soluções sobre como melhorar o algoritmo de recomendações.

Isso pode ser comparado ao homem que pediu uma ponte em vez de uma maneira de atravessar o rio.

À medida que os negócios da Netflix evoluíram, eles perceberam que poderiam oferecer recomendações melhores e mais pessoais simplesmente dividindo as contas da família. No momento em que chegaram a essa solução, US $ 1 milhão tinha ido pelo ralo.

Exemplo dois:  Brabham

Enquanto trabalhava como designer de carros de corrida de Fórmula 1 em  Brabham, Gordon Murray recebeu uma tarefa desafiadora.

Como designer-chefe, Murray foi encarregado de criar designs que dariam a Brabham uma vantagem de desempenho em relação aos carros de corrida da concorrência.

O problema é que Brabham não tinha muito dinheiro para trabalhar. Seu orçamento de design era cerca de um terço dos orçamentos dos concorrentes. Em vez de ver isso como um desafio, Murray viu isso como uma oportunidade.

Outros designers de carros de corrida com orçamentos maiores estavam pensando nos elementos de desempenho que poderiam adicionar aos seus projetos para tornar seus carros mais rápidos.

Sem um orçamento para elementos extras de desempenho, Murray se concentrou nos elementos que ele poderia eliminar de seus projetos para tornar seus carros mais leves. Afinal, quanto mais leve o carro, mais rápido ele poderia pegar velocidade e frear.

Então, em vez de reclamar do orçamento limitado, ele reduziu as peças em seu design e fez com que seus motoristas levassem poucas peças de reposição.

Ele também fez seus pilotos começarem a corrida com menos combustível, com um pit stop programado para reabastecimento. Ao repensar seu problema, Murray conseguiu manter um ótimo desempenho, apesar de ter um orçamento significativamente menor.

Exemplo Três: Downtown Dog Rescue

Os americanos amam muito os cães, com cerca de 40% dos lares nos Estados Unidos tendo um cachorro como animal de estimação. Infelizmente, todos os anos, abrigos para cães levam cerca de 3 milhões de cães, que são colocados para adoção. Apesar de todos os esforços de abrigos e grupos de bem-estar animal para aumentar a conscientização sobre o assunto, apenas cerca de 1,4 milhão de cães são adotados a cada ano. Isso significa que, com o tempo, os abrigos de cães ficam lotados e não podem mais receber mais cães.

Em uma tentativa de ajudar a resolver o problema, a   fundadora da Downtown Dog Rescue, Lori Weise, decidiu dar uma olhada mais profunda na questão.

Ela percebeu que 30% dos cães são entregues aos abrigos de seus donos. Isso provocou uma mudança mental na mente de Weise. Em vez de criar mais conscientização sobre a necessidade de adotar um cão, ela iniciou uma iniciativa que mostraria mais cães com seus donos iniciais.



Depois de investigar por que as pessoas estavam entregando seus cães a abrigos, ela descobriu que o problema real era a pobreza. Devido à pobreza, as pessoas não podiam manter seus cães e, portanto, optaram por entregá-los aos abrigos. Se eles tivessem uma opção, essas pessoas manteriam seus cães.

Ela começou um programa onde as pessoas que queriam manter seus cães, mas não podiam pagar, receberam apoio para ajudar a manter seu cão. Reenquadrando o problema, Weise foi capaz de reduzir o número de rendições do proprietário em 75%.

Conclusão

Muitas vezes, as pessoas e empresas não conseguem encontrar as soluções certas para os problemas porque não reservam tempo para definir e entender o problema. Elas perdem muito tempo e recursos criando soluções, apenas para perceber que elas resolveram o problema errado.

Para evitar isso, é importante reservar um tempo para definir o problema, examiná-lo de diferentes ângulos e compreendê-lo completamente. Somente assim você conseguirá encontrar soluções simples, diretas e eficazes.

Fonte